Was kostet die manuelle Flottenverwaltung wirklich?
«Excel kostet nichts.» Das stimmt für die Lizenz — und ist in der Praxis falsch. Hier unsere Schätzung, Posten für Posten, der jährlichen Kosten einer manuellen Verwaltung für eine Mietflotte von 15 Fahrzeugen in der Schweiz.
Die versteckten Kosten, Posten für Posten
| Kostenposten | Annahme | Geschätzte Jahreskosten |
|---|---|---|
| Verwaltungszeit (Erfassung, Verträge, Mahnungen) | 6 Std./Woche zu 45 CHF/Std. Arbeitgeberkosten | ≈ 14'000 CHF |
| Nicht verrechnete Kilometer | ≈ 15–18% der Mehrkilometer unentdeckt | ≈ 3'500 CHF |
| Doppelbuchungen und irrtümlich blockierte Fahrzeuge | 1–2 Vorfälle/Monat, durchschnittlicher Ertragsausfall 180 CHF | ≈ 2'600 CHF |
| Verspätete Rechnungen und nicht verfolgte Ausstände | 2–3% des Vermietungsumsatzes | ≈ 2'000 CHF |
| Verpasste Servicetermine (vermeidbare Standzeiten) | 1–2 Standzeiten/Jahr | ≈ 1'200 CHF |
Total: mehr als 23'000 CHF pro Jahr an direkten Kosten und entgangenem Umsatz — davon rund 14'000 CHF menschliche Arbeitszeit, die in Verkauf oder Kundenservice fliessen könnte.
Methodik: Annahmen basierend auf Daten unserer Pilotkunden in der Westschweiz (2025–2026, Flotten von 8 bis 45 Fahrzeugen) und durchschnittlichen Arbeitgeberkosten von 45 CHF/Stunde. Jede Flotte ist anders: Nutzen Sie diese Tabelle als Leseraster, nicht als absolute Wahrheit.
Was eine Software eliminiert (und was nicht)
- Eliminiert: doppelte Erfassung, Verfügbarkeitskonflikte, neu getippte Verträge, manueller Zahlungsabgleich.
- Stark reduziert: nicht verrechnete Kilometer (GPS-/Vertragsabgleich) und verpasste Servicetermine (automatische Alarme).
- Nicht eliminiert: die Kundenbeziehung, physische Zustandsprotokolle, unternehmerische Entscheidungen. Software unterstützt das Handwerk, sie ersetzt es nicht.
Die Rentabilitätsrechnung in 3 Zeilen
- Schätzen Sie Ihre wöchentlichen Verwaltungsstunden × 52 × Ihre Arbeitgeberkosten pro Stunde.
- Addieren Sie 2–4% Ihres Vermietungsumsatzes für Verluste (nicht verrechnete km, Ausstände, Fehler).
- Vergleichen Sie mit den Jahreskosten einer spezialisierten Software: In fast allen beobachteten Fällen amortisiert sich das Tool in weniger als zwei Monaten.
Rechnen Sie es für Ihre Flotte durch
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