Flottensoftware vs. Excel: der Vergleich mit Zahlen 2026
Excel ist bei kleinen Autovermietungen in der Schweiz nach wie vor das meistgenutzte Werkzeug. Es ist gratis, vertraut und flexibel. Aber ab welcher Flottengrösse wird es zur Bremse — und was kostet es wirklich? Hier unser Vergleich, basierend auf Beobachtungen bei Vermietern, die wir seit 2008 begleiten.
Der Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Excel / Papier | Spezialisierte Software (Logirent) |
|---|---|---|
| Erstellen einer Buchung | 5–10 Min. (manuelle Eingabe) | < 1 Min. (oder 0: der Kunde bucht online) |
| Risiko von Doppelbuchungen | Hoch (keine Verfügbarkeitssperre) | Null (Verfügbarkeitskalender in Echtzeit) |
| Mietvertrag | Word-Vorlage, gedruckt und auf Papier unterschrieben | PDF automatisch erstellt und elektronisch signiert |
| Zahlungsverfolgung | Manueller Abgleich | Online-Zahlung mit der Buchung verknüpft |
| Fahrzeugstandort | Zwischen zwei Vermietungen unbekannt | GPS in Echtzeit über Logitrak |
| Geschäftsübersicht | Jeden Monat neu zusammengestellt | Echtzeit-Dashboard |
| Mehrbenutzer-Zugriff | Konflikte zwischen Dateiversionen | Gleichzeitiger Zugriff mit Änderungshistorie |
Was die Zahlen sagen
Bei den Vermietern, die wir bei der Migration von Excel zu Logirent begleitet haben, stellten wir im Durchschnitt fest:
- −70% Verwaltungszeit bei Buchungen und Verträgen;
- 0 Doppelbuchungen nach der Migration (gegenüber 1–3 pro Monat auf Tabellen bei einer Flotte von 15 Fahrzeugen);
- 18% nicht verrechnete Kilometer zurückgewonnen dank GPS-/Vertragsabgleich.
Wann reicht Excel noch aus?
Ehrlich gesagt: Für 1–3 gelegentlich vermietete Fahrzeuge kann eine gut geführte Tabelle genügen. Probleme entstehen, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: mehr als 5 Fahrzeuge, mehrere Personen, die Daten erfassen, und kurze, dicht aufeinanderfolgende Vermietungen. Dann werden Verfügbarkeitsfehler und vergessene Rechnungen strukturell.
Die wahren Kosten von «gratis»
Excel kostet keine Lizenz, aber es kostet Stunden. Bei 45 CHF/Stunde Arbeitgeberkosten entsprechen 8 Stunden wöchentliche Verwaltung mehr als 18'000 CHF pro Jahr. Eine spezialisierte Software, die 70% davon eliminiert, amortisiert sich in wenigen Wochen. Die Details finden Sie in unserem Artikel «Was kostet die manuelle Flottenverwaltung wirklich?».
Fazit
Excel ist eine ausgezeichnete Tabellenkalkulation — aber weder ein Buchungskalender noch ein Vertragsgenerator noch ein GPS-Tracking-Tool. Sobald Ihre Flotte mehr als ein paar Fahrzeuge umfasst, zahlt sich spezialisierte Software durch gewonnene Zeit und vermiedene Fehler aus.
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